CittadINpratica: la digitalizzazione delle pratiche edilizie in Unione Bassa Reggiana. La trasformazione digitale come leva e punto di sviluppo per i territori
Il progetto CittadINpratica nasce da un costante impegno dell’Unione verso la trasformazione digitale e l’innovazione. L’Unione Bassa Reggiana gestisce il SIA – Servizio Informatico Associato – dal 2012, con una convenzione di base e contratti di servizio diversificati per tipologie di assistenza, in attesa che si compia il percorso della uniformazione dei livelli di gestione. La Giunta dei sindaci, con il lavoro del sindaco delegato per materia all’innovazione tecnologica, ha approvato inoltre l’”Agenda Digitale Locale” come documento di programmazione di base sui diritti digitali e come base per la transizione digitale. Con il mandato 2019-2024 la Giunta si è adoperata fin dai primi mesi per l’adesione al progetto VeLA sul Lavoro Agile; l’Unione è infatti ente sperimentatore del progetto dal 2020. Questo ha consentito, seppure per pochi mesi prima che la emergenza sanitaria Covid-19 colpisse il paese, approfondimenti di base del lavoro agile per gli amministratori e per i funzionari, cioè i riferimenti giuridici e le prime leve necessarie per l’avvio di un progetto di Smart Working. L’arrivo della pandemia ha trovato il territorio della bassa reggiana quindi pronto per rispondere in tempi rapidissimi allo Smart Working straordinario, attivando tutte le postazioni necessarie in pochissimi giorni. Stiamo ora riprendendo le fila del progetto di consolidamento dello Smart Working a regime, progetto che è stato volutamente definito “Osservatorio Locale dello Smart Working” per intendere che si tratta di un percorso di cambiamento organizzativo di medio-lungo periodo.
Il percorso di trasformazione digitale avviato dall’Unione ha preso una buona accelerazione nel corso del secondo semestre del 2021 con la ideazione e avvio di un progetto fortemente innovativo per il territorio: CittadINpratica, la digitalizzazione delle pratiche edilizie.
Con “CittadINpratica” il servizio di gestione e dematerializzazione dei documenti del Settore Tecnico di Edilizia Privata prevede un insieme di attività che garantisce ai Comuni dell’Unione da un lato di digitalizzare l’archivio cartaceo con il fine di ottenere documenti digitali con valore probatorio privilegiato, dall’altro di velocizzare le attività di reperimento e consultazione necessarie a rispettare i tempi di evasione previsti dall’espletamento dell’accesso agli atti.
Tre sono poi gli obiettivi di progetto connessi:
- La costituzione di un “Archivio di deposito unico unionale” in un locale di conservazione unico dei fascicoli documentali dei Comuni che, opportunamente adeguato in materia di sicurezza e controllo, sarà assoggettato alla preventiva autorizzazione della Soprintendenza archivistica e bibliografica competente.
- L’integrazione applicativa delle nuove pratiche edilizie digitali. Si concretizza il ruolo della piattaforma di accesso unitario nella gestione delle pratiche edilizie e sismiche oltre a quello già consolidato di gestione delle pratiche SUAP con oltre 9.500 pratiche mensili. Un obiettivo importante, previsto dall’Agenda Digitale dell’Emilia-Romagna (ADER) nell’ambito del POR FESR 2014- 2020, teso al miglioramento e all’ulteriore semplificazione del rapporto tra il mondo delle imprese e la pubblica amministrazione attraverso un accesso unico e unitario. In questo contesto e con il dispiegamento in riuso del portale anche per le pratiche edilizie di competenza del SUE sarà garantita il rispetto della presentazione completamento digitale della pratica.
- La conservazione a noma e l’uso del nodo blockchain. Al fine di dare piena rispondenza a quanto previsto nel CAD e alle Linee Guida AgID saranno previsti e schedulati riversamenti al Polo Archivistico Regionale (PARER) sia per quanto complessivamente digitalizzato dal Fornitore per le rispettive sezioni ‘storiche’ del Comuni nonché per tutte le nuove pratiche presentate tramite Accesso Unitario. L’Unione verificherà se nel medio periodo tramite la propria partecipata Lepida potrà attivare il deposito dei nuovi titoli abilitativi sul nodo blockchain che Lepida ha attivato.
Nel 2023 sono state avviate le attività di digitalizzazione del progetto finanziato per € 502.335,51 dalla Regione Emilia-Romagna nell’ambito del “bando investimenti” ai sensi della L.R. 5/2018, opportunità riservata alla dieci unioni “avanzate” della Regione.
L’importo complessivo del progetto è pari a € 530.065,60 (€ 502.335,51 dalla Regione Emilia-Romagna e € 27.730,09 a carico dell’Unione).
Partendo dalla raccolta dei dati e dall’elaborazione dello stato di fatto degli archivi comunali delle pratiche edilizie (approvato dalla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica dell’Emilia-Romagna) è stato approvato il progetto esecutivo (DGU n. 127 del 19/10/2022) ed affidato il servizio alla ditta ISPAR SRL in seguito all’aggiudicazione avvenuta con determina UBR n. 663 del 23/12/2022.
Seguendo il cronoprogramma, nel 2023 il Servizio ha coordinato un gruppo di lavoro (formato da funzionari Unione e uffici tecnici comuni), che ha seguito le attività di digitalizzazione delle pratiche edilizie che sono iniziate con la fase denominata Start-up, consistente nell’attività di settaggio informatico e testing, utile a tarare i parametri di scansione in base alle esigenze dei singoli comuni e definire le modalità di metadatazione. L’approvazione del campione costituisce il riferimento di qualità per l'intero processo di digitalizzazione. I tempi sono stati più lunghi del previsto causa la diversità di composizione del materiale dei singoli archivi e di organizzazione degli uffici tecnici.
Lo start-up si è concluso nel mese di ottobre 2023, e nel successivo mese di dicembre 2023 si sono avviate le attività di digitalizzazione, nel rispetto del cronoprogramma, iniziando dal Comune di Guastalla. Successivamente (indicativamente a maggio/giugno 2024) saranno digitalizzate le pratiche dei comuni di Gualtieri e Novellara.